Niemand in unserer Branche wird die Herausforderung ungenutzter Flugtickets im Jahr 2020 so schnell vergessen. Bei so vielen Annullierungen zu Beginn der Covid-19-Pandemie waren Systeme noch nicht ganz vorhanden, um den Umgang mit ungenutzten Tickets zu automatisieren. Vor allem außerhalb der USA waren einige Kunden mit dem Begriff „unbenutzte Tickets“ nicht vertraut und ziemlich überrascht, dass sie für ihre Programme ein Budget in Form von Gutscheinen zur Verfügung hatten.
Als wir das Jahr 2021 erreichten und sich die Branche zu stabilisieren begann, verlor das Thema ungenutzte Tickets an Dringlichkeit. Geschäftsreisemanager haben jedoch möglicherweise immer noch Schwierigkeiten zu verstehen, was mit ihren geplanten Ausgaben ab 2020 passiert ist – oder wie sie diese im laufenden Haushaltsjahr am besten nutzen können. Mit dem neuen Anstieg der Covid-19-Raten müssen sie sich möglicherweise auch auf laufende Stornierungen von Reisen vorbereiten, die 2022 ungenutzte Ticketgelder generieren könnten.
Was die Daten sagen
Firmenkunden, die FairFly nutzen, haben derzeit etwa 11 Prozent ihrer Ausgaben für 2021 in ungenutzten Tickets gebunden. Für etwa die Hälfte dieser Kunden entspricht dies mehr als 200.000 US-Dollar an ungenutzten Tickets. Einige größere Spieler halten mehr als 1 Million US-Dollar in ungenutzten Tickets. Diese Zahlen sind zu signifikant, um sie zu ignorieren, zumal die erfolgreiche Nutzung dieser Tickets erhebliche Einsparungen für ein Reisebudget im Jahr 2022 bedeuten könnte.
Verfolgen, automatisieren und schulen Sie für die beste Nutzung
Bei Zahlen wie dieser müssen Travel Manager in Unternehmen einen vollständigen Überblick über ungenutzte Tickets gewährleisten, um sicherzustellen, dass sie vollständig genutzt werden und Verfallszeiten vermieden werden. Eine monatliche Ansicht der auslaufenden ungenutzten Tickets für das gesamte Jahr 2022 wird Ihnen helfen, Kopfschmerzen zu lösen. Auch Ausnahmen und Regeln im Zusammenhang mit der Pandemie von Fluggesellschaften sollten nachverfolgt werden.
Idealerweise sollten Unternehmen einen Prozess implementieren, um jedes ungenutzte Ticket im gesamten Unternehmen zu verwenden, indem Namensänderungen aktiviert werden. Ungenutzte Tickets können automatisch innerhalb eines Unternehmens-Online-Buchungstools oder in der Agentur verwendet werden. Unternehmen mit erheblich ungenutzten Tickets sollten dies einrichten. Auch die interne Kommunikation ist entscheidend. Wenn das Reisebudget Ihres Unternehmens auf Geschäftsbereichs- oder Kostenstellenebene verwaltet wird, informieren Sie die Leiter der Geschäftsbereiche darüber, wie wichtig es ist, ungenutzte Tickets im gesamten Unternehmen zu verwenden, um einen möglichen Ablauf zu vermeiden.
Als Backup ist die Übertragung ungenutzter Ticketguthaben auf eine UATP-Karte eine weitere Option.
Erstatten Sie, was Sie können
Die erfolgreiche Nutzung vorhandener ungenutzter Tickets ist wichtig, aber viele Unternehmen werden überrascht sein, dass einige ungenutzte Tickets sofort zurückerstattet werden. Ungefähr die Hälfte der Fairfly-Kunden fordern mehr als 25 Prozent ihrer ungenutzten Ausgaben durch Rückerstattungen zurück. Mehr als ein Drittel kann mehr als 33 Prozent zurückfordern. Die Möglichkeit, erstattungsfähige ungenutzte Tickets zurückzugewinnen, entspricht etwa 3 Prozent der seit Jahresbeginn erzielten Renditen von FairFly-Kunden. Natürlich müssen Firmenkäufer mit ihren Lieferanten zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle erstattungsfähigen Tickets tatsächlich erstattet werden.
Der Umgang mit ungenutzten Tickets bleibt auch 2022 kritisch
Während ein erheblicher Teil der ungenutzten Tickets der Kunden immer noch von Flügen stammt, die vor der Pandemie geplant und dann storniert wurden, tauchen immer noch ungenutzte Tickets auf, wenn neue Pläne erstellt und dann storniert werden.
Ungefähr 5 Prozent der für 2021 geplanten Ausgaben von FairFly-Kunden wurden in den Tresor ungenutzter Tickets verbannt, wobei 25 Prozent derjenigen für eine Rückerstattung in Frage kamen. Selbst nachdem Unternehmen ihre Berge ungenutzter Tickets verbraucht haben, die zu Beginn der Pandemie generiert wurden, deuten Fairfly-Daten darauf hin, dass Unternehmen eine regelmäßige Rate dieser Tickets generieren werden, die eine kontinuierliche Verwaltung erfordern.